Cách tạo và soạn một Email chuyên nghiệp

Vào buổi sáng đẹp trời Sếp của Tèo nhận được Email từ Tèo với nội dung:

Trên đây là mẫu nội dung tôi thường xuyên nhận được từ Khách hàng/ Bạn bè/ Công việc và thậm chí là nhưng thư mời cộng tác và tôi tin rằng đa số trong chúng ta đều đã từng Nhận /Gửi những nội dung tẻ nhạt như vậy.

Bạn có thể bỏ ra hàng triệu đồng mua SIM điện thoại đẹp và hàng trăm nghìn tiền cước cho số điện thoại đó hàng tháng. Vậy tại sao chúng ta không bớt một chút thời gian trau chút cho Email đó? Nó là miễn phí, nó là công việc và nó là lời nói của bạn. Qua đó họ sẽ đánh giá một phần nào đó về bạn….

Quan trọng: Bạn không nên thay đổi Email và nên dùng nó một cách ổn định như số điện thoại. Chúng ta sẽ cùng nhau nghiên cứu điều này.

Rồi ok!

Đầu tiên nó là miễn phí tại sao chúng ta không chọn một địa chỉ email chuyên nghiệp gắn liền với nghề nghiệp / đơn vị và đặc biệt là dễ nhớ ví dụ như:

(Tôi và bạn có thể liệt kê hàng trăm email, nó không phải là khuôn mẫu chung nhưng đại đa số chúng ta cần một email dễ nhớ và gắn liền hoặc liên quan đến công việc)

Sau khi đặt xong email Tèo chắc hẳn đang liên tưởng đến ảnh nền? Tèo đang hình dung đến:

- Những đứa con thân yêu

- Ảnh gấu bắc cực cái hay đại loại chả liên quan đến Tèo (Cái này ai cũng thích ha)

- Cảnh đẹp và có thể hơn thế nữa…

Vậy tại sao Tèo không dùng chính Logo đơn vị hoặc đơn giản hơn là tấm ảnh thẻ trong hồ sơ xin việc? Nếu tỷ mẫn hơn một chút Tèo có thể tạo logo riêng cho mình. Tèo quên mất rằng email đó là dùng cho công việc.

Quay ngược thời gian trở về với tuổi thơ trong mái trường thân yêu chúng ta đề đã được trải qua. Nào là các bài văn thơ chứa đầy chất nhựa của cuộc sống nhưng chúng ta không cần bạn nhớ quá nhiều về điều đó. Chỉ cần bạn nhớ rằng thầy cô đã từng dạy chúng ta viết một bài văn hay lá thư đề có Mở bài/Thân bài/Kết bài.

Nào chúng ta cùng sửa lại nội cho anh Tèo trong bối cảnh báo cáo số liệu tổng hợp chẳng hạn:

(Tôi đã gửi những email cơ bản như vậy và những đơn hàng online của tôi luôn luôn được suôn sẻ)

Nào bạn đã thấy email đó phù hợp với anh Tèo hơn chưa? Tôi không dám chắc là nó chuyên nghiệp nhưng tôi đảm bảo với bạn bất cứ ai nhìn thấy email đó đều sẽ đọc và có thiện cảm.

Quan trọng: Dù gửi thư bất cứ thông tin nào cho ai hay ở đâu trong bạn hãy suy nghĩ về sự tôn trọng và họ muốn nhận cái gì?

Cuối cùng, hãy để lại một chữ ký đơn giản thôi:

Họ và Tên: Nguyễn Quang Tèo

Phòng ban: Phòng kỹ thuật

Số điện thoại/ Email: 0919.999.999 / quangteo.donviabc@gmail.com

Một thủ đoạn nữa tôi muốn chia sẻ với các bạn. Hãy lên lịch gửi email vào giờ đẹp đơn giản hơn là tránh cái giờ trưa ăn uống nghỉ ngơi/ giờ chiều bực tức và giờ tối cao trào…

Tôi không có định nghĩa về sự chuyên nghiệp, và Email tôi gửi là dạng email cơ bản nhưng khi đọc khách hàng của tôi sẽ cảm nhận được sự tận tâm và tôn trọng. Cái kết cuối cùng là sau khi gửi bạn sẽ nhận về giá trị nào đó? Chúc các bạn có những email nhận được về giá trị…